টিউটোরিয়ালঃ মাইক্রোসফট এক্সেল ইন্টারফেস, ডাটা টাইপ এবং ডাটা এন্ট্রি

0

রিপোর্ট : বিয়ানীবাজার ভিউ২৪ ডটকম ডেস্ক, ০৮ নভেম্বর ২০১৫,

আগে যদি এক্সেল ব্যবহার না করে থাকেন তাহলে এক্সেল ইন্টারফেসকে কিছুটা অন্যরকম মনে হবে। অফিস প্যাকেজের অন্য সফটঅয়্যারগুলির মত মেনু, টুলবার ইত্যাদি থাকলেও মুল কাজের যায়গা একেবারেই ভিন্ন।

ভার্শন অনুযায়ী অফিসের টুলবার বিভিন্ন রকম হয়। এখানে অফিস ২০০৩ ব্যবহার উল্লেখ করা হচ্ছে। এরসাথে আগের ভার্শনগুলির মিল থাকলেও পরের ভার্শনগুলি ভিন্ন। যে ভার্শন ব্যবহার করবেন তারসাথে মিল রেখে বিষয়টি লক্ষ করুন। টুলগুলির চেহারা ভিন্ন হলেও কাজের পদ্ধতিতে কোন পার্থক্য নেই।

এক্সেল এর মুল কাজের যায়গাটি ওয়ার্ড টেবিল এর মত কলাম এবং রো দিয়ে তৈরী। কলামগুলির নাম A, B, C, ….. AA, AB, AC ইত্যাদি এবং রো-গুলি ১,২,৩,৪ এইভাবে পরিচিত। কলার এবং রো এর মাধ্যমে কোন সেলের পরিচিতি প্রকাশ করা হয়। যেমন প্রথম সেলটির নাম A1.

সাধারনেভাবে সবগুলি কলামের যায়গা সমান। কলামের ডানপাশের বিভক্তিরেখা ড্রাগ করে কলামকে বড়/ছোট করা যায়।

একটি সেলে একটিমাত্র টেক্সট, সংখ্যা, তারিখ, ফর্মুলা বা ফাংশন রাখা যায়। টেক্সট লেখার সময় ডানদিকের কলামগুলিতে কিছু না থাকলে লেখাগুলি পাশের দিকে অন্য সেলগুলির ওপর দিয়ে দেখা যাবে। কিন্তু সেখানে অন্যকিছু থাকলে শুধুমাত্র সেলের চওড়া অংশটুকুর লেখা দেখা যাবে। সেক্ষেত্রে পুরো লেখা দেখার জন্য তাকে পাশের দিকে বড় করে নিতে হবে।

কলাম এর মত রো-এর উচ্চতাও বাড়ানো/কমানো যায় রো এর নিচের বিভক্তি রেখা ড্রাগ করে।

যে কোন সেলের ওপর ক্লিক করে সেই সেল সিলেক্ট করা যায়। যে সেল সিলেক্ট করা থাকবে, টাইপ করলে লেখাটি সেখানে পাওয়া যাবে। নতুন সেলে টাইপ করার পর এন্টার ব্যবহার করলে লেখাটি সেই সেলে স্থায়ী হওয়ার পাশাপাশি পয়েন্টার নিচের সেলে চলে আসবে। এছাড়া এরো-কি ব্যবহার করে পয়েন্টার অন্য কোনদিকে সরালেও লেখা শেষ বলে ধরে নেয়া হবে।

সেলগুলির ওপরে এবং টুলবারের নিচে ফর্মুলা বার নামে একটি যায়গা রয়েছে। যেকোন কিছু রেখার সময় তাকে এখানে দেখা যায়। এছাড়া কোন সেলে এন্ট্রি থাকলে সেই সেল সিলেক্ট করলে সেখানে কি আছে সেটাও দেখা যায় এখানে। কোন পরিবর্তনকে গ্রহন করার জন্য সবুজ টিক চিহ্ন ক্লিক করা যেতে পারে (কিবোর্ডে এন্টার এর একই কাজের জন্য)। পরিবর্তণ বাতিল করার জন্য কিবোর্ডে Esc কি যেমন চাপ দেয়া যেতে পারে তেমনি এখান লাল ক্রশ চিহ্ন ক্লিক করা যেতে পারে।

কোন লেখা পরিবর্তনের জন্য সেই সেলে ডাবল-ক্লিক করতে হবে, অথবা সিলেক্ট করে F2 কি চাপ দিতে হবে। পরিবর্তন স্থায়ী করার জন্য অবশ্যই এন্টার (অথবা টিক চিহ্ন) ব্যবহার করতে হবে, এরা কি ব্যবহার করা যাবে না।

পাশাপশি অনেকগুলি সেল সিলেক্ট করার জন্য মাউস ব্যবহার করে ড্রাগ করা যেতে পারে। কোন সেল থেকে লেখা মুছে দেয়ার জন্য সেল (সেলগুলি) সিলেক্ট করে ডিলিট কি চাপতে হবে।

ডাটা টাইপ

এক্সেলে যেহেতু নানা ধরনের ফর্মুলা ব্যবহার করে হিসেব নিকেশের কাজ করা হয় সেহেতু ডাটাকে নির্দিস্ট ধরনের রাখতে হয়। সাধারন লেখার জন্য টেক্সট, গানিতিক মানের জন্য নাম্বার, তারিখের জন্য ডেট, টাইম ছাড়াও আরও নানা ধরনের টাইপ রয়েছে।

সাধারনভাবে টেক্সট টাইপ করার সময় লেখাগুলি টেক্সট ফরম্যাটে এবং সংখ্যা নাম্বার হিসেবে ব্যবহৃত হয়। যেমন টেক্সট নিজে থেকে বামদিকে এবং সংখ্যা ডানদিকে এলাইন থাকে (পরিবর্তন করা যায়)। অনেক সময় বিষয়টি নির্দিস্ট করে দিতে হয়।

উদাহরন হিসেবে, টেলিফোন নাম্বার যদিও সংখ্যা তাহলেও সেটা ব্যবহৃত হয় টেক্সট এর মত। আবার ফর্মুলা বা ফাংশন টেক্সট দিয়ে শুরু হতে পারে, যদিও  সেগুলি টেক্সট হিসেবে থাকলে কাজ করবে না।

একটি উদাহরন দেখা যাক। যোগ করার জন্য ফাংশন SUM. লেখার সময় Sলেখার সময়ই এক্সেল একে টেক্সট হিসেবে গন্য করবে, ফলে ফাংশন যে কাজ করার তা করবে না।

এজন্য ফাংশন (বা ফর্মুলা) লেখার সময় শুরুতে সমান (=) চিহ্ন দিয়ে টাইপ শুরু করতে হয়।

তালিখ লেখার জন্য May 1,1212, 5-1-2012 ইত্যাদি নানা ধরনের ফরম্যাট ব্যবহার করা হয়। ফরম্যাট কমান্ড ব্যবহার করে নির্দিস্ট ফরম্যাট সিলেক্ট করা যায় (পরবর্তীতে পদ্ধতি উল্লেখ করা হবে)। সংখার ক্ষেত্রেও দশমিক ব্যবহার করলে দশমিকের পর কত ডিজিটর ব্যবহার করা হবে, নেগেটিভ মান কিভাবে প্রকাশ করা হবে ইত্যাদি বলে দেয়ার ব্যবস্থা রয়েছে।

এছাড়া লেখাকে বড়-ছোট করা, ফন্ট বা রং পরিবর্তণ করা ইত্যাদি কাজ ওয়ার্ড এর মত করেই করা যাবে।

ওয়ার্কবুক এবং ওয়ার্কসিট

এক্সেল ওপেস করে সরাসরি কাজ শুরু করা যায়। যেখানে কাজ করা হয় তার নাম ওয়ার্কসিট। একটি ডকুমেন্টে অনেকগুলি ওয়ার্কসিট থাকতে পারে। নিজে থেকে এগুলির নাম Sheet1, Sheet2 … ইত্যাদি। ডকুমেন্টের নিচের দিকে ট্যাব হিসেবে এগুলি দেখা যায়। ইচ্ছে করলে এদের নাম পরিবর্তন করা যায় (ডাবলক্লিক করে)।

পুরো ডকুমেন্টকে বলা হয় ওয়ার্কবুক। অর্থাত সেভ করলে যে ফাইল পাওয়া যায় সেটা ওয়ার্কবুক, তারমধ্যে অনেকগুলি ওয়ার্কসিট থাকতে পারে। যেমন এক বছরের হিসেবের জন্য বছরের নামে ওয়ার্কবুক এবং সেখানে প্রতিটি মাসের নামে ওয়ার্কসিট।

Leave A Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.